HUMI ACADEMY • SOP 21
QUY TRÌNH TRẢ HÀNG & HOÀN TIỀN
🔍
Áp dụngSales & Kế Toán
📊
Mục tiêuĐối soát sạch – Khớp kho
⚖️
Nguyên tắcChính xác – Công bằng
BƯỚC 1
Tra cứu khách & Kiểm tra đơn hàng
• Truy cập KiotViet ➜ Chọn Chi nhánh trung tâm.
• Tìm kiếm theo SĐT (ưu tiên) hoặc Tên khách hàng.
• Đối soát Lịch sử: Đúng đơn, đúng người bán, trạng thái phải là Hoàn thành.
• ⚠️ Lưu ý: Thu hồi đủ quà tặng/khuyến mãi. Nếu thiếu, trừ giá trị quà và khuyến mãi vào tiền hoàn.
• Tìm kiếm theo SĐT (ưu tiên) hoặc Tên khách hàng.
• Đối soát Lịch sử: Đúng đơn, đúng người bán, trạng thái phải là Hoàn thành.
• ⚠️ Lưu ý: Thu hồi đủ quà tặng/khuyến mãi. Nếu thiếu, trừ giá trị quà và khuyến mãi vào tiền hoàn.
BƯỚC 2
Xác định Điều kiện & Mức hoàn tiền
| Thời gian | Mức hoàn | Điều kiện hàng |
|---|---|---|
| Trong 7 ngày | 100% | Nguyên vẹn |
| 8 – 30 ngày | 90% | Nguyên vẹn |
| 31 – 90 ngày | 75% | Nguyên vẹn |
📍 Chi phí phát sinh (Đơn chuyển khoản có xuất hoá đơn và đơn COD):• Khách chịu 2 chiều phí vận chuyển.
• Khấu trừ VAT (8-10%) + TNCN (17% LN) / Tạm tính thấp nhất (13,5%).
• Đơn trên 3 tháng hoặc không phải khách Humi: Phải xin ý kiến sếp.
• Khấu trừ VAT (8-10%) + TNCN (17% LN) / Tạm tính thấp nhất (13,5%).
• Đơn trên 3 tháng hoặc không phải khách Humi: Phải xin ý kiến sếp.
BƯỚC 3
Thực thi trên KiotViet
• Tại đơn hàng gốc ➜ Chọn “Trả hàng”.
• Chọn đúng SP, số lượng và nhập giá hoàn theo chính sách tại Bước 2.
• Ghi chú tình trạng: Hàng tốt / Hàng lỗi / Hàng bảo hành.
• Kiểm tra lại lần cuối và Lưu phiếu trên hệ thống.
• Chọn đúng SP, số lượng và nhập giá hoàn theo chính sách tại Bước 2.
• Ghi chú tình trạng: Hàng tốt / Hàng lỗi / Hàng bảo hành.
• Kiểm tra lại lần cuối và Lưu phiếu trên hệ thống.
BƯỚC 4
Đối soát nội bộ & Hoàn tiền
• Đồng bộ dữ liệu: Copy mã trả hàng vào File bảo hành và Bảng “Hàng gửi nhầm/trả”.
• Nhập đầy đủ: Mã trả, Tên khách, SĐT, Lý do, Người xử lý.
• Hoàn tất: Báo sếp chuyển khoản tiền thực nhận hoặc trừ vào giá trị đơn hàng mới (nếu khách mua hàng mới).
• Nhập đầy đủ: Mã trả, Tên khách, SĐT, Lý do, Người xử lý.
• Hoàn tất: Báo sếp chuyển khoản tiền thực nhận hoặc trừ vào giá trị đơn hàng mới (nếu khách mua hàng mới).
“Xử lý hàng trả chuyên nghiệp là cách chúng ta bảo vệ dòng tiền của doanh nghiệp và danh dự của một Elite.”
Minh bạch dòng tiền – Vận hành chuẩn hóa